ショートステイ対応の介護ソフトの選び方と業務改善のポイント

忙しい運営をスムーズにするなら、業務効率化を目指すのが近道

このコラムは「介護のコミミ」より引用しています。
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介護の業務改善プラットフォーム「介護のコミミ」さんの協力にて、ショートステイ（短期入所生活介護）に対応した、おすすめの介護ソフトを紹介していきます。（中立・公平に解説するシリーズコラムとして更新予定）

「ショートステイの利用者情報の管理が大変」「請求業務が複雑な上多い」と短期入所生活介護サービスの運営に悩んでいませんか。
ショートステイの運営をスムーズにするなら、業務効率化を目指すのが近道でしょう。
そこで、おすすめなのがショートステイの業務効率化を手助けしてくれる介護ソフトです。
しかし「介護ソフトの導入が業務効率化に繋がるのはわかっているけど良い介護ソフトの見分け方がわからない」という方も多いのではないでしょうか？
そこでこの記事では、ショートステイ対応の介護ソフトを選ぶポイントや口コミおすすめ介護ソフトなどを紹介していきます。
事業所に合う介護ソフトを知りたいという方は、ぜひ参考にしてみてください。

◆このコラムの目次
・ショートステイでよくある課題
・ショートステイで必要な介護ソフトの機能
・ショートステイに口コミでおすすめの介護ソフト
・まとめ

ショートステイでよくある課題

ショートステイは、家で暮らす利用者・家族の介護負担を減らし生活で支える社会的意義があるサービスの一つです。
しかし、その一方でショートステイの運営に悩む事業者がいるのも事実。
そして、それを改善するために、まず把握しておきたいのは事業所の課題です。
業務効率化を目指すなら、まずショートステイの課題を整理しておきましょう。
ここからは、ショートステイサービスのよくある課題を解説していきます。

利用者の情報管理が大変

ショートステイの利用者は、日によって違います。
そのため、介護ケアで関わる利用者の数が多く情報を覚えるのに苦労することもあります。
介護ケアをしながら、利用者の情報が常に確認できると、より正確な介護ケアの提供に繋がります。

スタッフ間の情報共有が上手くいかない

ショートステイは、家族からの伝達や利用者本人の様子など、共有すべき情報が多いです。
初めての利用でなくても、家で過ごす間に体調や状態が変わっていることもあるため、確実な介護ケア提供のためにもスタッフ間での情報共有は欠かせません。
特に日勤スタッフが夜勤スタッフに引き継ぎを行うなど、両者の連携が大切ですが忙しいと伝達し忘れたり、伝える時間がなかったりと情報共有が上手くいかないこともあります。
多忙な中でも情報共有が確実にできるような環境が求められます。

請求業務が大変

ショートステイの請求業務は複雑で大変だと思う事業者も少なくありません。
国保連や利用者への請求に時間がかかってしまうことも。
請求業務が簡単にできると理想的であるといえます。

スタッフが定着しない

業務量が多く、スタッフの負担が大きいとそれを理由に退職されてしまうこともあります。
退職者が多く、スタッフ人員数が安定しないと忙しくなり、それが原因でまたスタッフが辞めてしまうなど、負の連鎖が続いてしまうことも。
スタッフがゆとりをもって仕事をするためにも、業務を効率化することは大切です。

家族との連携が難しい

ショートステイは家族との連携も大切です。
家族からの要望を把握しきれなかったり、必要な情報が伝えきれなかったりすることが重なるとクレームに繋がってしまいます。
利用者・家族の満足度を上げるためにも情報共有は確実にしたいものです。

スケジュール管理が大変

利用者の入れ替わりで居室の清掃やベットメイキングの必要があるため事前にスケジュールを把握しておく必要があります。
またショートステイは、利用者の送迎をする必要もあるため、そのための時間調整をしておくことも大切です。
毎日違うスケジュールを把握し、いかに動きやすい予定を組むかがカギとなります。

ショートステイで必要な介護ソフトの機能

短期入所生活介護介護の運営・経営改善を目指すなら業務効率化を図ることがカギとなります。
業務効率化のためには、事業所に合った介護ソフトの導入がおすすめです。
ここからは、介護ソフトを選ぶ際に把握しておきたい介護ソフトに必要な機能と特徴を解説していきます。

記録管理機能

ショートステイ業務は、情報共有が大切であり、情報を伝えるための記録もまた重要です。
しかし、忙しくなかなかゆっくり記録する時間がとれないという声も多く聞かれます。
そのため記録を入力したり、見たりできる機能があると便利でしょう。

バイタル機器・タブレット連携機能

バイタル機器やデバイスと連携できるシステムであると便利です。
わざわざ書き写す必要などがなく、手間なく入力できるため効率化UPに繋がります。
また、タブレット連携できるといつでもどこでも情報の記入が可能であるため、早い情報共有ができます。

スケジュール管理機能

ショートステイは特にスケジュール管理が特に大切です。
使う居室番号・利用日数・イベント・送迎など、把握しておくべき予定が多いからです。
また、キャンセルなど急な変更が必要になることもあるため、変更時にもすぐに対応できるようなシステムがあると理想です。

請求業務機能

ショートステイの請求業務は多いです。
そのため複雑な請求業務が簡単にできる機能が理想的であるといえます。
また、返戻などの二度手間を防止できるような機能があると尚良いでしょう。
短期入所生活介護（ショートステイ）介護ソフトを選ぶポイント
ショートステイの介護ソフトを選ぶときに着目したいポイントはいくつかあります。
そこで、ここからは、ショートステイの介護ソフトを選ぶときのポイントを解説していきます。

誰でも簡単に使えるか

ショートステイのスタッフにも、さまざまな人がいます。
デジタルが苦手な人は、パソコン操作に時間がかかってしまう可能性もあります。
そこで、誰でも使いやすい操作が簡単な介護ソフトが理想的です。
また、スマホやタブレットであれば、パソコン操作よりも簡単にできます。

画面は見やすいか

画面が複雑で見にくいと、情報を探すのに時間がかかってしまいそのぶんロスしてしまいます。
逆に見やすいと、早い情報共有に繋がります。
そのため、誰でもすぐに情報が確認できるようなシンプルなデザインが理想的です。
また、メニュー画面に一覧や予定が表示されるものなどもその日の情報を把握しやすいでしょう。

コスパは良いか

介護ソフトの購入を検討する際に気になるのは価格です。
高すぎるのも考えものですが、安いからといってクオリティが低すぎるものを導入しても、業務効率化には繋がらなくなってしまいます。
ショートステイの業務をトータルサポートしてくれるようなクオリティの高さでコストパフォーマンスが優れている介護ソフトが理想的です。

どこでも使えるか

ショートステイの勤務時間内は、利用者との関わりが多い上、事故が起こらないようにフロア全体を常に見守る必要があります。
そのため、パソコン操作のみであるとフロアが気になって作業が進まないということも。
そこで、持ち運び可能なタブレットやスマホで記録入力・確認ができるシステムがおすすめです。
デバイス連携できると、より業務効率化に繋がります。

サポート体制は整っているか

使い方がわからなかったり、エラーが起こってしまったりした場合に、サポートしてくれる環境がないと正常に戻るまでロスしてしまう可能性もあります。
そのため、すぐに対応してくれるようなサポート体制が整った介護ソフトが理想的です。
万一の際にも安心できるため、使い続けることが可能です。

一括入力・連動ができるか

ショートステイは、記録作業が多かったり、記録以外の業務が多忙であったりします。
そのため、いかに簡潔に記録を済ませられるかが大切です。
そこでおすすめなのが、一括入力や連動ができる機能がついた介護ソフトです。
実施記録やバイタルを入れれば連動して請求業務までできる機能があれば時短にも繋がります。

ショートステイに口コミでおすすめの介護ソフト

ショートステイの業務効率化のために介護ソフトの導入がおすすめだと上記で説明してきました。
選び方も紹介しましたが、実際にどのような介護ソフトがあるのかわからないという方も多いと思います。
そこで、ここからは、短期入所生活介護対応口コミおすすめの介護ソフトを紹介していきます。

1.ほのぼのNEXT

ほのぼのNEXTの短期入所生活介護の事業所対応システムは、ベッド管理や送迎管理もスムーズにできる画期的な介護ソフトです。
簡単な操作でショートステイ業務の効率化が可能。
請求業務にも対応しているため、複雑な作業に時間をかける必要はありません。
更に、一括入力で記録ＯＫ。
一度入力したケア記録を各種記録に反映することができるため、二度手間が省けます。
もっと詳しく知りたい方へ

ツールの詳細はこちら

2.ナーシングネットプラスワン

クラウド型介護ソフトであるため、インストールなどの面倒な初期設定の必要がなく簡単に使い始めることができます。
直感的に操作ができる、シンプルなデザインを採用。
操作も簡単なため誰でも簡単に使いこなすことが可能です。
その他、利用者の情報登録やサービス提供票の作成、請求業務などにも対応しており、導入すればショートステイの業務効率化が叶えられます。
もっと詳しく知りたい方へ
 ツールの詳細はこちら

3.ワイズマンシステムSP

短期入所生活介護事業所対応システムは、簡単に記録入力や管理ができ、ショートステイ業務を楽にしてくれる介護ソフトです。
直接タブレットに記録できるため、介護ケアと同時進行で記録を進めることが可能。
すぐに書き込めるため、内容を忘れず確実な情報共有に繋がります。
また、バイタル機器で測った数値もタブレットシステムに反映OK。
二度手間を防ぎ、簡単に記録を済ませることができます。
その他、ベッドセンサーやナースコールとも連動。
夜勤スタッフの巡回による負担を軽減します。

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