Excel管理表をファイル版報告に活かす意義

ステップ2で準備した経営情報は、単にシステムの画面にひとつずつ入力するだけでなく、ファイル登録版（CSV形式等）に変換することで、以下のメリットがあります：

• 入力作業の効率化

• 入力ミスや転記ミスの低減

• 複数拠点・複数事業所の一括処理が可能

ファイル登録版は、特に複数サービス種別を展開している法人や、会計・人事データが大量にある場合に有効です。

経営情報データのファイル構造（IF01／IF02）

介護サービス事業者経営情報データベースシステムのファイル登録版で扱う主なデータは、次の2種類です。

（1）IF01：損益計算書等データ

このファイルは、法人・事業所の基本情報と会計データ を含みます。

• 法人・事業所名称、所在地

• 会計項目（介護事業収益・費用など）

• 勘定科目別数値

管理表（Excel）からこのIF01データを抽出・整理し、CSV形式 に変換することが基本です。

（2）IF02：届出対象事業所データ

このファイルは、基本情報とサービス種別ごとの情報 が含まれます。

• 法人・事業所情報

• サービス種別（訪問介護・通所介護・施設サービス等）

IF02形式は、各事業所・サービス区分ごとに整理します。

ExcelからCSV形式への変換手順

ExcelからCSV形式への変換は、次のようになります。
実際のCSVのデータ内容は、介護サービス事業者経営情報データベースシステムの仕様に合わせて調整が必要です。

① 管理表からデータを抽出

1. Excel管理表で IF01（損益等）用データ を抽出

2. 同じく IF02（届出対象）用データ を抽出

② CSV形式で保存

Excelから「名前を付けて保存」機能を使い、CSV形式（カンマ区切り）でファイルを保存します。
保存の際は、余計な空白セルや注釈が入らないよう注意 します。

③ CSVファイルの補正（必要に応じて）

CSVファイルをテキストエディタで開き、以下の点を確認・補正します：

• 余分なコンマ・空白の削除

• 項目順序が仕様と一致しているか

• 改行や特殊文字が入っていないか

これにより、報告データとしての 整合性とシステム適合性 が高まります。

ファイル版への登録

ここまでで生成した IF01・IF02のCSVファイル は、介護サービス事業者経営情報データベースシステムの「ファイル登録版」画面よりアップロードします。
ファイル登録版は大量データの取り込みに強く、手動入力では時間がかかるデータを効率的に反映できます。
★エクセルから変換してファイル版へ
「経営情報サポートプラン」の会員コンテンツでは、エクセルからファイル変換する見本例も紹介しています。

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実務上の注意点

• CSVファイル作成時は 列見出し・データ形式 を仕様と一致させる

• 会計・労務データを集約する前に、管理表で 集計ルールを統一 しておく

• 法人全体で テンプレート化 しておくことで次年度報告がスムーズになる

ファイル変換は便利ですが、仕様変更や細かいフォーマット要件を確認しながら進めてください。

まとめ｜ファイル変換のポイント

• Excelで整理した経営情報を CSVファイルに変換

• IF01／IF02の構造を理解して 正確に出力・補正

• ファイル版で登録することで 作業工数を大幅に削減

• 多拠点・複数サービス種別でも対応しやすい

この応用編は、データやシステムに精通した事務担当者向けの手法ですが、担当者間で 標準手順を共有・マニュアル化すること で、社内全体のDX化と報告精度向上につながります。
次回コラムはステップ3になり、GビズIDやエクセルの情報を元に、経営情報BDシステムへ入力する手順をご紹介します。
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