保存版「電子申請の解説コラム」|よくある質問と回答のお答え篇

むずかしい電子申請を、かんたんに手続きできるシリーズコラム7 介護事業所の電子申請にはここをクリアすればOK【随時更新】 《介護事業所の電子申請届出システム向け》 《《《前のコラム 1-18.保存版「電子申請の解説コラム」|よくある質問と回答のご質問篇 公表システムサポートでは、これまでに自治体や事業所への電子化や公表化を支援してきた中で、「介護事業所の電子申請届出システム」に関する質問や問い合わせをうかがってきました。 それらの質問や問い合わせへの対応をしている中で、特に介護事業所さんの目線で、よく挙げられる質問や問い合わせの傾向などを集約して、回答例にまとめました。【随時更新していきます】 これから「介護事業所の電子申請届出システム」を準備するケースや、手続きをしてみたが途中で止まってしまったケースなど、よくある質問と回答の参考情報としてご覧ください（会員登録としてご覧ください） 介護事業所の電子申請 よくある質問や問い合わせの傾向 ・基本的な制度改正について ・複数の事業所にまたがるケース ・ステップ1：GビズIDの取得 ・ステップ2：登記簿データの取得 ・ステップ3：事業所情報の入力 基本的な制度改正について Q:電子申請へ移行する主旨・経緯は？ A:介護事業所の電子申請は、介護サービスの介護職員や利用者の状況から、これまでの介護文書による事務負担を軽減して、今後の業務の効率化を図った制度としてスタートしました。 ：厚生労働省のこれまでの調査研究や専門委員会においても、介護分野の文書の簡素化や使用する様式の標準化、ICT化による業務の効率化や情報の活用化など、電子申請へ移行する経緯が発表されています。 Q:電子申請に関連する法令・通知は？ A:介護事業所の申請届出について、厚生労働省が示す「標準様式」と「電子申請届出システム」の使用を原則化するために、介護保険法の施行規則等の改正が行われました。 ：これに続いて、「電子申請届出システム」の利用開始に向けた準備や周知、その後のシステム機能の追加や改善など、厚生労働省から全国の自治体へ通知も案内されています。 Q:電子申請にかかる費用は？ A:自治体や事業所によって変動してきますが、電子申請の手続きにかかる費用は、約1,070円＋切手代になります。 （この約1,070円は「登記情報提供サービス」の法人登録と、登記簿データ1件分の利用料金になります） :また自治体によっては、介護事業所の新規指定や既存更新などに対する審査について、手済料を徴収するケースがありますので、あらかじめ管轄する自治体に確認してください。 （地方自治法第227条に基づき、自治体によって手数料が分かれます） Q:電子申請にかかるスケジュールは？ A:これも自治体や事業所によって変動してきますが、東京都で新規事業所を開設するには、事前の準備から指定を受けるまで約4カ月必要なので、あらかじめ余裕を準備をしましょう。 ：また既存事業所の変更（更新）や休止（廃止）、加算などの届出については、行政への申請までに約2カ月必要となります。 （いずれの場合も、管轄する自治体によって変動しますので、あらかじめ確認してください） Q:電子申請の手続きの工程は？ A:基本的な手続きは3つのステップに分かれ、「ステップ１：ＧビズＩＤの取得」→「ステップ２：登記簿データの取得」→「ステップ３：事業所情報の入力」となります。 ：ただし自治体によって「ステップ２：登記簿データ」について、登記簿を紙で提出するもしくはスキャンしたデータで提出するケースがありますので、あらかじめ管轄する自治体に確認してください。 Q:電子申請で提出する様式や各種資料は？ A:介護事業所の申請に関わる様式は、厚生労働大臣が定める標準様式のフォーマットに統一されて、様式はサービス種別や申請内容によっても、分かれてきますので、自治体ホームページより入手してください。 ：オンラインの電子申請と紙文書の窓口申請（郵送申請）のいずれでも、申請する様式は共通しますので、あらかじめ入手してください。 ：またサービス種別や申請内容によっては、添付する各種資料も必要となるケースがありますので、管轄する自治体に確認してください。 Q:自治体ごとの条例（ローカルルール）は？ A:自治体ごとに定める条例（ローカルルール）がある場合は、電子申請とは別にそれらの順守や準備が必要となります。 ：東京都で新規事業所を開設するには、事前に必要な研修や留意点（ローカルルール等）があり、次のように参考例になります。 参考例） ・新規指定前研修の受付 ・留意点：事業所名称の設定 ・留意点：運営法人（法人格）の変更 ・指定に関する区市町村協議等 ：これらについても、管轄する自治体に確認してください。 出典・参考情報：東京都福祉局ホームページより引用・編集 複数の事業所にまたがるケース Q:同一所在地で、複数サービスを展開するケースは？ A:同一所在地において、いくつかのサービス種別を複合的に提供するように、複数の指定を受ける場合には、それぞれの事業所ごと（事業所番号ごと）に申請の手続きが必要となります。 ：ただし「電子申請届出システム」のメニューには、「指定（許可）を受けようとする事業所・施設の種類」を選ぶ欄から入力して、申請届出の手続きをまとめて行うことができます。 Q:同一事業所で、介護給付/予防給付が重複するケースは？ A:同一事業所でおいて、介護保険事業と介護予防・日常生活支援総合事業のように、いずれの指定も受ける場合にも、それぞれの事業所ごと（事業所番号ごと）に申請の手続きが必要となります。 ：ただし「電子申請届出システム」のメニューには、「指定（許可）を受けようとする事業所・施設の種類」を選ぶ欄から入力して、申請届出の手続きをまとめて行うことができます。 Q:大手グループ店で、複数の事業所を運営するケースは？ A:同一運営法人でおいて、地域ごとのステーションやデイサービスのように、複数の事業所を運営する場合には、それぞれの自治体と事業所ごとに申請届出の手続きが必要となります。 ：多数の事業所の場合には、まとまった時間や手間がかかりますので、あらかじめ申請届出する情報を準備して、運営法人（本社）と事業所（支社）で連携しながら、手続きをしましょう。 ：また「電子申請届出システム」での入力には、申請者や法人・事業所の情報を補助する機能もあります。 Q:フランチャイズ店で、複数の法人が運営するケースは？ A:フランチャイズに加盟して、同じブランドのステーションやデイサービスのように、複数の法人が運営する場合にも、それぞれの運営法人と事業所ごとに申請届出の手続きが必要となります。 ：この場合は運営法人ごとに「ＧビズＩＤの取得」や「登記簿データの取得」が必要となり、これらは各法人の代表者による手続きが必要となります。 ：多数の法人の場合には、各法人ごとにまとまった時間や手間がかかりますので、あらかじめ申請届出する情報を準備して、フランチャイズ本部と加盟店で連携しながら、手続きをしましょう。 Q:介護/医療/福祉サービスが、混在するケースは？ A:介護保険サービス/医療保険サービス/障がい福祉サービスのように、複数の制度にまたがってサービス提供する場合には、それぞれの制度に沿った形で、自治体と事業所ごとに申請届出の手続きが必要となります。 ：また「電子申請届出システム」には、介護保険サービスに加えて、障がい福祉サービスの事業所の申請・届出の手続きができるなど、システムの拡張性がありますので、事前に管轄する自治体に確認してください。 ステップ1：GビズIDの取得 Q:なぜGビズIDが必要なのか？ A:「GビズID」は個人や法人を管理する認証システムで、様々な行政サービスにログインできるサービスになり、各種の行政手続きの電子化に伴って、介護事業所を運営する法人は「GビズIDプライム」を取得する必要があります。 ：電子申請や補助金でもよく利用するものなので、ID（メールアドレス）とパスワードを管理しておきましょう。 Q:GビズIDの法人利用の申込方法は？ A:デジタル庁「GビズID」サイトにアクセスして、「GビズIDを作成」のメニューから「GビズIDプライム」を選んで、法人利用の申請や認証をしていきましょう。 ：申請方法は「郵送申請」と「オンライン申請」がありますが、介護事業所を運営する法人の多くのケースでは、法人利用の申請や代表者の個人情報の取り扱いから、「郵送申請」をおすすめします。 ：2024年以降の改定で、一部法人格のケースで、GビズIDプライムの申請が「オンライン申請」できるようになりましたが、最新情報については、デジタル庁「GビズID」サイトをご覧ください。 Q:GビズIDを取ったかどうか、忘れてしまったら？ A:会社でGビズIDを取ったかどうかを忘れた場合は、デジタル庁「GビズID」サイトにアクセスして、確認できます。 ：このサイトの「GビズIDを過去に登録済みか確認したい」から、ID（メールアドレス）もしくは、法人代表者の生年月日またはSMS受信用電話番号を入力して、「問合せボタン」を押せば、確認できます。 Q:GビズIDを取った後に、登録情報などを変更したい場合は？ A:デジタル庁「GビズID」サイトにログインして、「マイページ」より各種の登録情報の確認や変更ができます。 ：「マイページ」のメニューより、プロフィール変更、パスワード変更、メールアドレス変更、SMS受信用電話番号変更など、必要な情報を選んで、変更してください。 Q:GビズIDのパスワードが分からない、ロックがかかった場合は？ A:デジタル庁「GビズID」サイトにアクセスして、「ログイン」のメニューから「パスワードを忘れた場合」をクリックし、メッセージに従って操作を行ってください。 Q:GビズIDのメンバー登録や設定は必要か？ A:原則的に「GビズIDプライム」は法人代表者向けで、主な法人情報/事業所情報を管理して申請（変更）することができます。 ：複数の介護事業所を運営するグループ法人のように、代表者（本社）と事業所・従業員（支店）のそれぞれで申請（変更）する場合には、組織体に合わせたGビズIDの展開が必要になります。 参考例） ・代表者（本社）は「GビズIDプライム」 ・事業所・従業員（支店）ごとに「GビズIDメンバー」 出典・参考情報：デジタル庁「GビズID」より引用・編集 ステップ2：登記簿データの取得 Q:本店（本社）と支店（事業所）の登記簿はどうなるか？ A:2022年の商業登記規則等の一部改正により、本店（本社）と支店（事業所）の登記簿は、本店のものへ集約されます。 :本店の所在地での登記簿に集約されて、本店と支店の事務所の設置、移転又は廃止の登記申請は、引き続き必要となります。 （支店の所在地での登記は廃止となります） Q:介護保険法に基づく、登記簿の事業内容への記載は？ A:2018年の介護保険法施行規則等の一部改正により、介護保険法に基づく、各種サービスの事業内容の記載が必要になります。 :具体的には、法人定款の事業名の欄に、次のようなサービス種別ごとの記載が必要になります。 参考例） ・介護保険法に基づく居宅サービス事業 ・介護保険法に基づく地域密着型サービス事業 ・介護保険法に基づく居宅介護支援事業 ・介護保険法に基づく施設サービス事業など Q:登記簿を変更・更新した際の公告方法は？ A:2005年の電子公告制度のための商法等の一部改正により、インターネットを利用する公告方法〔電子公告〕が可能になりました。 :それ以前は官報による公告が一般的でしたが、法人がホームページを持っていれば、電子公告にすることによって、そこで変更・更新した情報を公告することができます。 Q:紙の登記簿を元に、登記簿データを提出するには？ A:一部の自治体では「介護事業所の電子申請」の手続きにあたって、紙の登記簿を元に登記簿データを提出することも可能です。 :その場合には、登記簿を郵送する/窓口で提出する/スキャンしてメールするなどの方法がありますが、詳しくは管轄する自治体へお問い合わせください。 Q:インターネットで、登記簿データを変更・更新するには？ A:インターネットで登記簿データを変更・更新するには、「登記・供託オンライン申請システム」を利用することになり、別途のシステムでの手続きが必要となります。 :ステップ2の「登記情報提供サービス」は、登記簿データをインターネットを通じてパソコン等で確認ができるサービスになり、これによって自治体への電子申請等の際に、登記簿データを照会できるようになります。 Q:「登記情報提供サービス」の法人利用を申し込むには？ A:法人利用を申し込むには、このサービスのホームページ上から必要書類を印刷して、書面（郵送）での手続きが必要になります。（約1か月程度かかります） :このサービスのトップページ「ご利用者別登録メニュー」内の「法人利用」から、「利用申込」ボタンをクリックして、必要な手続きを進めてください。 :なお法人利用を申し込むには、次の書類も必要となります。 ・登記情報提供サービス法人利用申込書 ・預金口座振替依頼書 ・会社の登記事項証明書 ・会社の実印の印鑑証明書 :また法人利用の申し込みから登録が済んだ後には、このサービスにログインして、管理者IDと利用者IDの設定や、請求書WEB配信サービスの登録が必要となります。 Q:「登記情報提供サービス」には、費用がかかる？ A:このサービスを利用するには登録費用と利用料金がかかり、法人の場合は登録費用：740円、法人登記の利用料金１件当たり：331円が必要になります。 :費用の支払は、法人利用を申し込む際の銀行口座からの引き落としとなりますが、一部取り扱いしていない金融機関がありますので、事前に確認が必要な場合は、一般財団法人民事法務協会「登記情報提供センター室」までお問い合わせください。 Q:「登記情報提供サービス」には、曜日や時間が限られる？ A:このサービスは、登記所が保有する登記情報を、インターネットを通じてパソコン等で確認（照会）するため、利用時間が指定されています。 :法人の登記簿データであれば、利用時間は「平日午前8時30分から午後11時」、「土日祝日午前8時30分から午後6時」になり、休業日やシステムメンテナンス等のために利用できない日については、このサービスのホームページをご覧ください。 Q:「登記情報提供サービス」の管理者IDや利用者ID、パスワードを忘れたら？ A:管理者IDは、「請求書」又は「口座振替のお知らせ」の文言の下に表示されていますので、ご確認ください。なお請求書等がない場合は、郵送により管理者IDの再発行申請をする必要があります。 :管理者のパスワードを忘れた場合、メールアドレスを登録済みの方は、このサービスのホームページで、パスワードの再発行の手続ができます。 :利用者ID・パスワードを忘れた場合、管理者IDでログインして、利用者IDの再設定の手続ができます。 Q:「登記情報提供サービス」で、照会番号を取得する手続きは？ A:法人利用の申し込みから登録が済み、このサービスにログインして、管理者IDと利用者IDを設定した後に、次のような流れで照会番号を取得していきます。 ・「請求情報受付メニュー」から「商業・法人請求」をクリックする ・「会社・法人検索」画面で商号・名称、会社法人等番号を入力し、検索する ・「会社・法人一覧」画面から請求を行う法人を選択する ・「照会番号取得」のチェックボックスにチェックを入れる ・「照会番号通数」欄で必要通数を選択する ・「請求ボタン」をクリックする :照会番号は、自治体への電子申請等の際に、登記簿データを照会することができます。（取得した翌日から100日間有効） :照会番号は、マイページ画面で「照会番号の確認」をクリックすることで確認することができます。 出典・参考情報：民事法務協会「登記情報提供サービス」より引用・編集 ステップ3：事業所情報の入力 Q:電子申請する手続きの流れ_フローは？ A:東京都で新規事業所を開設する手続きを例にすると、事前確認から指定を受ける（開設）までの流れは、次のようになります。 :行政への事前確認（事前の連絡や研修、様式の入手や留意点の確認）→行政への申請(GﾋﾞｽﾞIDの取得、登記簿ﾃﾞｰﾀの取得、事業所情報の入力)→行政の審査（行政との連絡、実地調査）→指定を受ける（開設する） :管轄する自治体やサービス種別によっても変動しますので、あらかじめ自治体ヘ確認してください。 Q:電子申請する期間_スケジュールは？ A:東京都で新規事業所を開設する手続きを例にすると、事前確認から指定を受ける（開設）までの期間の目安は、次のようになります。 :行政への事前確認（事前連絡や研修予約が4カ月前、事前研修の受講が3カ月前）→行政への申請(電子申請が2カ月前)→行政の審査（行政との連絡や実地調査が1カ月前）→指定を受ける（開設する当月） :これも管轄する自治体やサービス種別によっても変動しますので、あらかじめ自治体ヘ確認してください。 Q:電子申請する費用_コストは？ A:自治体によって、申請時の手済料を徴収するかが分かれてきますが、首都圏の自治体を例にすると、次のようになります。 （地方自治法第227条に基づき、新規や更新の申請に対する審査について、応益負担の観点から分かれる） ・東京都、千葉県、埼玉県：徴収しない ・神奈川県：徴収する :手済料を徴収する自治体では、およそ次のような費用水準が目安になります。 ・居宅サービス：新規指定2～3万円ほど、更新申請1万円ほど ・地域密着型サービス：新規指定2～4.5万円ほど、更新申請1～2.5万円ほど ・施設サービス：新規指定4.5～6.3万円ほど、更新申請2.5万円ほど ・居宅介護支援：新規指定2万円ほど、更新申請1万円ほど ・介護予防や総合事業：新規指定1～1.5万円ほど、更新申請1万円ほど :電子申請ではこの手数料に対応していないため、別途、支払の手続きが必要になります。 :その他にGビズIDや登記簿データにかかる郵便費や利用料は、実費が必要になります。 Q:電子申請で申請・届出できる内容_メニューは？ A:「電子申請届出システム」で提出できる申請・届出は、次のようになります。 ・新規指定申請 ・介護保険事業の変更届出 ・法人情報に係る一括変更届出 ・更新申請 ・再開届出 ・廃止・休止届出 ・指定辞退届出 ・指定を不要とする旨の届出 ・介護老人保健施設・介護医療院に関連する各種申請 ・介護予防支援委託の届出 ・指定特定施設入居者生活介護の利用定員増加の申請 ・加算に関する届出 ・他法制度に基づく申請届出 :詳しくは【電子申請届出システム】介護事業所向け操作ガイドを確認してください。 Q:電子申請で提出する様式や各種資料は？ A:介護事業所の申請に関わる様式は、厚生労働大臣が定める標準様式のフォーマットに統一されて、様式はサービス種別や申請内容によっても、分かれてきますので、自治体ホームページより入手してください。 :オンラインの電子申請と紙文書の窓口申請（郵送申請）のいずれでも、申請する様式は共通しますので、あらかじめ入手してください。 :またサービス種別や申請内容によっては、添付する各種資料も必要となるケースがありますので、管轄する自治体に確認してください。 Q:「電子申請届出システム」の操作マニュアルや操作ガイドは？ A:「電子申請届出システム」の右上メニュー「ヘルプ」より、介護事業所向けの操作マニュアルや操作ガイドが掲載されています。 :その他にも、このシステムを利用するGビズIDの運用、説明動画や注意事項も掲載されていますので、事前に確認しておきましょう。 :詳しくは【電子申請届出システム】のヘルプを確認してください。 Q:「電子申請届出システム」を利用する際の留意事項は？ A:「電子申請届出システム」の介護事業所向けの操作マニュアルには、利用にあたっての留意事項が掲載されています。 :このマニュアルの「ご利用にあたっての留意事項」には、次のように説明されていますので、事前に確認しておきましょう。 ・用語説明 ・使用禁止文字について ・推奨環境 ・仕様環境 ・添付ファイルの無害化処理について ・特定のブラウザを利用した場合でのファイル名の文字化けについて :詳しくは【電子申請届出システム】のヘルプを確認してください。 Q:「電子申請届出システム」で新規の指定申請する操作は？ A:このシステムにログインして、申請届出メニューの「新規指定申請」より、申請するサービス分類と管轄する自治体を選んでいきます。 :システムでのサービス分類では、居宅介護支援/介護予防支援は「地域密着型」の分類に含まれます。 :管轄する自治体では、指定権者となる都道府県または市区町村を選択して、「次へ」を押してください。 :このシステムの本格運用を開始していない自治体もありますので、事前に自治体へ確認しておきましょう。 :その後のページでは、「新規指定申請」の様式入力→付表入力→添付資料→申請情報確認に移り、必要な事業所情報の入力やファイルを選択していきます。 :「登記情報提供サービス」を利用して、登記データを提出する場合は、備考欄にその旨を入力してください。 例）登記情報提供サービスの照会番号：○○○○ Q:「電子申請届出システム」で既存の変更届出する操作は？ A:このシステムにログインして、申請届出メニューの「介護保険事業の変更届出」より、申請するサービス分類と管轄する自治体を選んでいきます。 :この後の手続きは、新規指定の同様のページ展開になり、必要な事業所情報の入力やファイルを選択して、確認の上で届出していきます。 :なお変更届出の場合は、「変更があった事項」を選んだ後に、【変更前】と【変更後】に分けて、必要な情報を入力していきます。 Q:「電子申請届出システム」で既存の更新申請する操作は？ A:このシステムにログインして、申請届出メニューの「更新申請」より、申請するサービス分類と管轄する自治体を選んでいきます。 :この後の手続きは、新規指定の同様のページ展開になり、必要な事業所情報の入力やファイルを選択して、確認の上で申請していきます。 Q:「電子申請届出システム」で休止・廃止・再開する操作は？ A:休止・廃止の場合には、このシステムにログインして、申請届出メニューの「廃止・休止届出」より、申請するサービス分類と管轄する自治体を選んでいきます。 :再開の場合には、このシステムにログインして、申請届出メニューの「再開届出」より、申請するサービス分類と管轄する自治体を選んでいきます。 :この後の手続きは、新規指定の同様のページ展開になり、必要な事業所情報の入力やファイルを選択して、確認の上で届出していきます。 Q:「電子申請届出システム」の特定サービスに関する機能は？ A:このシステムでは特定サービス種別に関する申請・届出を行う機能もあり、次のような申請・届出ができます。 介護老人保健施設・介護医療院の申請 ・開設許可事項変更申請 ・管理者承認申請 ・広告事項許可申請 介護予防支援委託の届出 特定施設入居者生活介護の申請 ・利用定員増加の申請 :それぞれの申請・届出はこのシステムにログインして、申請届出メニューの「介護老人保健施設・介護医療院 開設許可事項変更申請/管理者承認申請/広告事項許可申請」「介護予防支援委託の届出」「指定特定施設入居者生活介護の利用定員増加の申請」より、申請・届出するサービス分類と管轄する自治体を選んでいきます。 :この後の手続きは、必要な事業所情報の入力やファイルを選択して、確認の上で申請・届出していきます。 :この申請・届出の場合には、サービス種別や申請・届出内容によっても添付資料が分かれるため、事前に必要な資料を用意した上で操作を進めましょう。 Q:「電子申請届出システム」の加算に関する機能は？ A:このシステムでは加算に関する届出を行う機能もあり、システムにログインして、申請届出メニューの「加算に関する届出」より、申請するサービス分類と管轄する自治体を選んでいきます。 :この後の手続きは、必要な事業所情報の入力やファイルを選択して、確認の上で届出していきます。 :この届出の場合には、サービス種別や届出内容によっても添付資料が分かれるため、事前に必要な資料を用意した上で操作を進めましょう。 Q:「電子申請届出システム」の他法制度に関する機能は？ A:このシステムでは、介護保険法以外の法制度に基づく申請・届出を行う機能もあり、障害福祉サービスを例にすると、居宅介護、同行援護、短期入所などの申請・届出ができます。 :それぞれの申請・届出はこのシステムにログインして、申請届出メニューの「他法制度に基づく申請届出」より、申請・届出するサービス分類と管轄する自治体を選んでいきます。 :この後の手続きは、必要な事業所情報の入力やファイルを選択して、確認の上で申請・届出していきます。 :この申請・届出の場合には、サービス種別や申請・届出内容によっても添付資料が分かれるため、事前に必要な資料を用意した上で操作を進めましょう。 :他法制度に基づく申請・届出についても、このシステムの本格運用を開始していない自治体もありますので、事前に自治体へ確認しておきましょう。 出典・参考情報：厚生労働省「電子申請届出システム」より引用・編集 ◆「電子申請のトリセツ」事業所サポートプラン 「介護事業所の電子申請」について、制度や手続きを解説しています。 ◆具体的な操作手順の動画 ステップ1『ほぼ３分でわかるGビズIDの取り方』 ステップ2『ほぼ３分でわかる登記簿データの取り方』 ステップ3『ほぼ３分でわかる事業所情報の入力』 ◆よくある質問と回答例 1-18.保存版「電子申請の解説コラム」|よくある質問と回答のご質問篇 事前の留意点（免責事項や禁止事項等） ・「介護事業所の電子申請届出システム」にあたっては、介護事業所を運営する法人（代表者）が、責任を持って、手続きをしてください。 ・当社では介護事業所が行う申請・届出の方法をサポートしますが、その申請・届出の内容、および受理や審査・結果、その他にシステム上の不具合などについては、責任を負いません。（当サイト上にも、利用規約として免責事項や禁止事項等を定めています）

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